Misschien is het wel de grootste frustratie van telefonische verkoop. Afgewimpeld worden door de secretaresse van degene die je wilt spreken. Een onderdeel van de functie van secretaresse is iedereen bij de directeur weghouden die de tijd van deze drukbezette man of vrouw probeert te verspillen. Zij is goed op de hoogte van wat er speelt en helpt de directeur zo goed mogelijk om zijn of haar taken efficiënt uit te voeren.
Type poortwachters
Een secretaresse is één van de vier poortwachters die je tegen kunt komen bij telefonische acquisitie. Een poortwachter bewaakt de ‘poort’ tussen jou en de beslisser binnen een organisatie. Naast de secretaresse/personal assistent zijn dit de telefonist/receptionist, de directe collega’s en alle andere collega’s. De laatste twee type poortwachters hebben geen screeningsfunctie en deze zullen je moeiteloos doorverbinden als je concreet naar de beslisser vraagt. Als je een telefoniste duidelijk maakt voor wie je belt, verbindt ook zij vaak door. De secretaresse daarentegen zal een inhoudelijk verhaal van je verwachten.
Doe vooronderzoek!
Het is dus allereerste belangrijk om een naam van de beslisser te hebben. Bij de vraag: “Wie is er verantwoordelijk voor…..” gaan direct alarmbellen rinkelen. Enige voorstudie is noodzakelijk. De naam van de beslisser achterhaal je via de website van het bedrijf, Social Media, personeelsadvertenties of Google. Lukt dat niet, dan is een naam van een collega wellicht vindbaar. Zolang dit geen poortwachter is, is de kans groot dat deze collega je verder wilt helpen de juiste persoon aan de lijn te krijgen.
5 tips
Heb je de naam van de beslisser achterhaald, dan is het doel om in gesprek te komen met deze functionaris. Elk type poortwachter vraagt zijn eigen strategie om te passeren:
- Vraag hulp, maak de poortwachter belangrijk en charmeer
- Wees daadkrachtig en direct: insinueer dat je belangrijk bent
- Top down-strategie, waarbij je hoog insteekt en via de secretaresse bij de juiste persoon op het lagere niveau binnenkomt
- Vertel een moeilijk op waarde in te schatten verhaal
- Pas een truc toe, zoals het bellen net buiten de kantooruren waardoor je bij een andere collega uitkomt of verander de twee laatste nummers van het bedrijfsnummer waardoor je bij een willekeurige medewerker in het bedrijf terecht komt.
De kans om te passeren blijft het grootst als je een klik creëert met de poortwachter. Verdiep je in de rol en help hem of haar zijn taken uit te voeren. En die taak is echt niet: iedereen tegenhouden die belt. Is je product of dienst van belangrijke toegevoegde waarde voor de beslisser dan word je zeker toegelaten.
Voorbij de poortwachter komen, blijft één van de moeilijkste onderdelen van telefonische verkoop. Praat rustig en straal zelfvertrouwen uit, vraag op een beheerste en gedecideerde manier naar de beslisser en je zult zien dat je regelmatig gewoon doorverbonden wordt.
Meer weten over het passeren van de poortwachter en verdere uitleg over bovenstaande 5 tips? Lees onze whitepaper ‘De poortwachter’.
