“U heeft 15 ongelezen berichten” lees ik op het scherm van mijn telefoon. Als ik na een drukke ochtend op mijn telefoon kijk, zie ik steeds minder vaak gemiste oproepen en steeds vaker gemiste berichten. Vooral via WhatsApp.

Waar ik voorheen vooral appte met vriendinnen over uitjes naar de bios, miserabele dates en wie wat zou geven voor een verjaardag krijg ik nu steeds vaker opties met verzoeken zoals “Kunnen we de meeting morgen met een uur verschuiven?”, “Wil jij nog even kijken naar dat Excel bestand dat ik gestuurd heb?” of “Heb jij een idee wanneer we kunnen starten met de nieuwe actie?”.

Ik merk dat ik de laatste tijd steeds vaker contact heb via WhatsApp met klanten, collega’s en andere zakelijke contacten. Waar communicatie de laatste tijd steeds vaker op afstand gebeurt, voelt die afstand ineens een stuk kleiner als een van jouw klanten in een rijtje staat tussen je moeder, de gastouder en je leuke buurvrouw.

Als ik een beetje om me heen vraag blijkt dat ik niet de enige ben die ineens veel meer zakelijk contact heeft via WhatsApp. Blijkbaar vervaagt die grens tussen persoonlijk en zakelijk contact op dat vlak steeds meer. Dat brengt mooie dingen met zich mee maar ook een paar valkuilen en uitdagingen. Zelf ben ik de laatste tijd met een paar dingen aan de slag gegaan, ik deel ze graag met je zodat jij er ook iets aan kunt hebben! Hierbij 5 van mijn belangrijkste inzichten en tips. 

1. Balans privé -zakelijk 

Ik denk dat het voor de meeste van ons wel geldt, als ik zeg dat WhatsApp voorheen voornamelijk privé werd gebruikt. Dit is vaak terug te zien in je profielfoto en je tagline (die zin onder je naam die mensen zien als ze je opzoeken in hun contactenlijst). Als je besluit WhatsApp vaker te gebruiken voor contact met klanten/leveranciers/collega’s , is het slim om daar eens naar te kijken. Wat voor foto heb je? Een met je hond/kat/kind? Een waar je met vriendinnen net uit de kroeg komt rollen? Of een grappige filter met een hoedje en een gekke bril? Deze opties zijn misschien super leuk voor je vrienden maar iets minder geschikt voor je zakelijke contacten. Kies een duidelijke portret foto waar je herkenbaar op staat. Hij mag best wat casual zijn maar bedenk wie hem gaat zien en wat je wil dat hij uitstraalt. 

 
Hetzelfde geldt voor je tagline. Grappige tekstjes als “Me? Sarcastisch? Nooit” of “Tequila is my middle name” zijn niet echt geschikt voor zakelijke contacten. Kies een bekende quote of zet er iets persoonlijks neer dat geschikt is voor alle contacten in je telefoon. 

2. Emoji's 

Ik gebruik ze heel graag. En veel. Vooral dat. Mijn vriendinnen weten inmiddels niet beter. Zakelijk kun je best eens een lachend poppetje gebruiken of een duimpje omhoog. Bedenk van tevoren wel naar wie je het stuurt en hoe het overkomt. Smileys kunnen verkeerd gelezen worden en kunnen een stuk tekst versterken maar ook tenietdoen. Beperk het gebruik tot een enkele keer en overspoel je berichten er niet mee. Let ook op het gebruik van de poppetjes vanaf de andere kant. Doet je gesprekspartner het helemaal niet? Hou jezelf dan ook in. Afstemmen is altijd belangrijk, ook via WhatsApp. 

3. Wat stuur je naar wie? 

Handen omhoog, wie heeft al eens een berichtje naar de verkeerde persoon gestuurd? Ik dus ook. Te snel, te enthousiast, te weinig aandacht voor wat ik aan het doen was. Welke reden dan ook, het is niet handig. Soms zelfs een beetje gênant. Houd je aandacht dus bij je gesprek als je zakelijk contact hebt via WhatsApp. Je wil je potentieel nieuwe klant natuurlijk niet laten weten wat hij uit de winkel mee moet nemen als hij vanavond macaroni wil eten…. 

4. Wat stuur je naar wie 2.0  

Dit keer heb ik het over foto’s, bijlages, contactgegevens etc. WhatsApp is eigendom van Facebook en niet het best beveiligde middel om te communiceren. Ja het is end to end encrypted maar dat betekent niet dat alles veilig is. Echt belangrijk documenten of bestanden zou ik toch echt op de traditionele manier met je zakelijke contacten delen.

5.Koppeling met Facebook.  

WhatsApp heeft een koppeling met Facebook die je aan of uit kunt zetten (zie puntje hierboven voor de connectie tussen die 2). Dat betekent dat als jij een grappige foto deelt op je verhaal op Facebook, dat deze ook zichtbaar wordt op je verhaal bij WhatsApp. Als je deze koppeling uitzet heb je hier geen last van en kun je met een gerust hart je vakantiekiekjes delen op je stories, zonder dat je baas deze ook ziet via WhatsApp. 

Zoals je ziet zijn er best een paar dingen die je even scherp moet krijgen als je WhatsApp ook zakelijk gaat gebruiken. Maar als je dat eenmaal gedaan hebt is het een fijne en laagdrempelige manier om met iedereen in contact te blijven. Je kunt typen, voiceberichtjes sturen en je kunt zelfs videobellen. Ideaal dus in een tijd waarin je niet in de gelegenheid  bent om vaak face to face af te spreken of als je even snel iets wil afstemmen. 

Nu snel terug naar mijn telefoon, want zoals je weet had ik nog 15 ongelezen berichten die gelezen en beantwoord moeten worden! 

Groet,

Jeanine.